Съвети за водене на проект от дома

Воденето на проект от вкъщи е трудна задача в управлението на проекти, особено за тези от вас, които не са свикнали да работят от вкъщи или отдалечено. Основните цели, които все още са валидни преди всичко, са да запазят проекта в рамките на бюджета и графика.

Как да улесня тази задача в текущата ситуация с COVID?

Тук можете да намерите съвети от топ 5 области, които могат да ви помогнат при организирането на вашата работа и да управлявате успешно проектите напълно онлайн.

Силен екип по проекта

Първо, наличието на силен екип е също толкова важно, независимо къде ръководите проекта от вкъщи или в офиса. Без значение дали проектът се изпълнява в офиса или от вкъщи, екипът трябва да бъде добре информиран по въпроса за проекта, проактивен, отговорен и управляван от иновативното мислене. Ако нямате това като отправна точка, по-добре преоценете възможностите, които имате при избора на подходящите хора.

Проектна комуникация

Следващото важно в управлението на проекти от дома е да се определи виртуално работно място. С наличните в момента приложения можете да изберете най-добрата платформа, която може да гарантира, че имате:

• пространство за сътрудничество, където можете да водите онлайн срещи с глас и видео. Внимавайте за wi fi покритието на членовете на екипа, както и за силата на VPN достъпа, ако сте свързани чрез такъв. Започнете срещата 2-3 минути преди началния час, за да проверите връзката, опциите за споделяне на екрана и се уверете, че сте готови за срещата.
• споделено хранилище за всички проектни документи, организирано по начин, който да бъде лесно достъпен за членовете на екипа. Забележка, за да зададете правилните права за достъп, ако ще споделяте чувствителна информация. Съставете различни групи от членове, ако е необходимо.
• използвайте виртуалните групи за неформален чат с членовете на проекта.

Подгответе строг дневен ред и имайте хронометър за срещата. Уверете се, че всички хора, които може да се нуждаят от разговор, ще си кажат думата.

Завършете срещата с обобщение на дискусиите, както и взетите решения. Разпределете документа, както и го съхранявайте в споделеното хранилище.

В допълнение към всичко по-горе, направете запис на срещата (след като попитате участниците дали са съгласни). Записът може да бъде прегледан по-късно от членовете на екипа, които не са могли да участват, и това ще ги поддържа актуални.

Онлайн подписи

Воденето на проект от вкъщи все още изисква да съберете някои подписи върху проектната документация. Предлага се използването на инструменти за онлайн подписване на документи. Въпреки това, проверете възможността за подписване на правни документи предварително с отделите по правни въпроси и спазване.

Размяна на имейли с членовете на проекта

Продължавайте да използвате имейли, но се опитайте да го направите по-опростен. Когато в офиса голяма част от общуването се случва живот. С работата от вкъщи комуникацията по имейл е в пъти повече и това може да е поразително за членовете на проекта. Затова го организирайте по теми и го изпращайте само на хората, които или очаквате да направите нещо като резултат от имейла, или имейлът ги засяга. За всички останали, които обикновено копирате само за информация, трябва да намерите друг подход за редовна актуализация.

Редовни актуализации на проекта

Трябва да правите редовни актуализации на няколко нива, както би било, ако проектът се изпълнява в офиса. Въпреки това, в ситуацията с отдалечен и домашен офис трябва да проявите по-голяма креативност при представянето на актуализациите. Не ангажирайте хората с твърде много срещи. По-скоро правите по-малко, но с атрактивни и нагледни презентации, така че участващите членове да могат бързо да разберат. По време на онлайн срещите не разполагаме с всички нормални изрази с жестовете и удара лице в лице. Ето защо е много важно да научите как да привличате и въздействате с онлайн презентация. Използвайте виртуалните дъски, когато трябва да обясните нещо по по-креативен начин.

Знаем, че това е предизвикателно време за водене на проекти, но спазването на този прост съвет ще ви помогне да бъдете по-ефективни при воденето на проектите си.

Нашият квалифициран екип остава онлайн, за да ви подкрепи. Обадете ни се за повече информация относно услугите, които можем да Ви предоставим!