Обработката на една фактура може да премине през няколко системи, преди транзакцията да бъде регистрирана, проверена, одобрена и осчетоводена. Автоматизирането само на отделна стъпка оставя останалите действия между системите и екипите зависими от ръчна координация. В DigiTech Consult изграждаме автоматизацията около целия процес, включително необходимите контролни механизми и обработката на изключения, така че изпълнението да остане проследимо и управляемо.
Работата ни обхваща обработка на фактури, оперативно отчитане, снабдяване и административни дейности. С помощта на UiPath свързваме ясно дефинирани стъпки между съществуващите системи и запазваме човешкия контрол в случаите, в които е необходима преценка.
Проектиране на автоматизацията около целия процес
Първата стъпка е да разберем как една транзакция преминава през организацията: откъде постъпва информацията, какви проверки се извършват, кой има право да одобрява и какво се случва, когато даден запис не премине успешно проверката.
На тази основа изграждаме работни процеси с ясно определени отговорности и проследими действия. В зависимост от конкретния случай това може да включва:
прехвърляне на данни между финансови и оперативни системи;
прилагане на правила за проверка преди регистрация или осчетоводяване;
координиране на стъпките по завеждане и одобрение;
насочване на изключенията за преглед от служител;
регистриране на извършените действия и генериране на оперативни отчети.
Този подход определя ясно мястото на всяка автоматизирана стъпка в цялостния процес. Наред с това се уточнява как екипите трябва да обработват случаите, които не попадат в предварително зададените правила.
Обработка на фактури на практика
Управлението на фактури е едно от приложенията на този подход. При транзакции, които отговарят на предварително определени условия, автоматизацията може да извършва регистрацията и осчетоводяването в свързаните системи. Случаите, които изискват допълнителна проверка, преминават по отделен път за преглед.
Diana Shipping Services е сред клиентите, за които сме приложили този модел. Внедреното решение обхваща проверката, регистрацията и осчетоводяването на фактури в две основни финансови системи, както и предварително определена обработка на изключенията и автоматизирано отчитане.
Този пример показва начина, по който структурираме финансовата автоматизация: стандартните транзакции се обработват по установени правила, а изключенията остават видими за хората, които отговарят за тяхното разрешаване.
Видимост и управление на изключенията
Обработката на изключенията е част от дизайна на процеса още от самото начало. Необходимо е ясно да се определи при какви условия обработката може да бъде автоматизирана, кога се изисква човешка проверка и към кого трябва да бъдат насочени нерешените случаи.
Таблиците с правила за проверка, пътищата за ескалация и отчетите за обработката дават основа за управлението на тези решения. Логовете регистрират действията, извършени от автоматизацията, така че екипите да могат да проследяват конкретни случаи и да анализират повтарящи се проблеми.
Човешкият контрол остава необходим, когато информацията е непълна, дадена транзакция не отговаря на установените правила или за одобрението е необходима бизнес преценка.
Приложение и извън финансовите процеси
Същите принципи могат да се прилагат и при оперативни процеси, които включват многократно прехвърляне на данни, проверки и отчитане.
Работата ни по автоматизация включва още:
изготвяне на Oil Sounding Book отчети;
процеси в отдел „Обучения“;
процеси по снабдяване и покупки.
Всеки от тези процеси има собствени изисквания. Отчитането зависи от последователно подаване на данни и проследима информация; снабдяването включва конкретни проверки и одобрения; административните дейности, свързани с обучения, изискват информацията да преминава между съответните системи и екипи.
Обща рамка за оркестрация позволява тези процеси да бъдат координирани, като същевременно се запазят специфичните им правила и отговорности.
Основа за последващо разширяване на автоматизацията
Преди допълнителни процеси да бъдат включени в средата за автоматизация, трябва да бъдат ясно определени тяхната отговорност, наблюдение и начинът за обработка на изключенията.
Проектираме рамката така, че да поддържа тези изисквания за различни работни процеси. Обемът на обработваните операции, статусът на изпълнение и тенденциите при изключенията дават основа за оценка на представянето и за определяне на областите, в които е необходима допълнителна работа.
Всяко бъдещо разширяване трябва да бъде съобразено с конкретните бизнес изисквания. Възможности като електронни подписи или допълнителни механизми за съответствие изискват отделна оценка и самостоятелно определяне на обхвата за внедряване.
Определяне на следващия подходящ процес за автоматизация
Подходящият кандидат за автоматизация има ясно разпознаваеми процесни стъпки, конкретни правила за вземане на решения и измерима оперативна цел. Оценката трябва също да установи къде остава необходима човешка преценка и как предложеният процес ще взаимодейства със съществуващите системи.
В DigiTech Consult използваме този анализ на процеса, за да определим обхвата на внедряването, необходимите контролни механизми и критериите за успех.
Свържете се с DigiTech Consult, за да оценим конкретен финансов или оперативен процес и да определим практически приложим обхват за автоматизация.
