Екипите по trade finance често отделят значително време за сравняване на акредитиви с фактури, коносаменти, застрахователни документи, packing lists и сертификати.
Трудността не е просто в прочита на всеки документ. Необходимо е да се установи дали документите, разгледани като едно цяло, отговарят на условията на акредитива.
Съгласно UCP 600 банките проверяват представянето спрямо акредитива, приложимите правила и представените документи. Те разполагат с максимум пет банкови дни след представянето, за да определят дали то е редовно.
Това създава силен оперативен натиск, когато голяма част от сравнението все още се извършва ръчно.
Защо проверката на документи по акредитив отнема толкова време?
Една и съща информация може да присъства на няколко места.
Датите на експедиция могат да се срещат в транспортни и застрахователни документи. Имена, пристанища, количества, валути и описания на стоки трябва да се сравняват между акредитива, фактурата и останалите документи.
Затова специалистът отделя време за намиране на информацията, уеднаквяване на различията във формата и идентифициране на несъответствия, преди да стигне до частта, която изисква професионална преценка.
Основният оперативен bottleneck често е сравнението между документите преди същинското compliance решение.
Подобна фрагментация се среща и в други регулирани банкови процеси. В статията ни Невидимата цена на фрагментирания процес по onboarding на клиенти разглеждаме как ръчната координация между системи, проверки и compliance етапи създава същия тип забавяне.
Кои проверки по акредитив могат да бъдат автоматизирани?
Един автоматизиран document workflow може да класифицира входящите документи, да извлича необходимите полета и да организира информацията около конкретното представяне.
Rule-based проверки могат да сравняват:
изисканите документи с действително получените;
датите на експедиция и представяне с условията на акредитива;
суми, валути и количества;
имена, пристанища и референции;
информация, която се повтаря във фактури, транспортни и застрахователни документи;
липсващи подписи, endorsements или задължителни полета.
AI Автоматизацията на предприятието може да координира тези проверки в по-широкия процес, докато извличането и валидирането на данни подготвят структурирана картина за преглед.
Така специалистът се фокусира върху местата, където документите си противоречат или е необходима интерпретация, вместо сам да реконструира цялото представяне.
Може ли compliance решението да бъде напълно автоматизирано?
Някои проверки са детерминирани. Други зависят от международната стандартна банкова практика и конкретния контекст.
UCP 600 не изисква данните в различните документи да бъдат идентични. Изискването е те да не си противоречат с акредитива, със самия документ или с останалите изискуеми документи.
Затова автоматизацията трябва да извежда потенциалните несъответствия и свързаните доказателства, а trade finance специалистът да запази отговорността за compliance решението.
Когато legacy приложенията не предоставят нужните интеграции, RPA може да изпълнява конкретни rule-based действия в системите, без да се превръща в основна архитектура на целия проце
Как DigiTech Consult подхожда към автоматизацията на trade finance document review
DigiTech Consult проектира workflow-а около съществуващия процес по проверка.
Данните могат да бъдат класифицирани и извлечени, validation rules да сравняват информацията между документите, а изключенията да се насочват към съответния специалист. Системната интеграция свързва прегледа със съществуващите trade finance, document management и вътрешни банкови системи.
При други document-heavy процеси следваме същия принцип. Пътят на Mr.Bricolage към дигитална трансформация започва в среда с над 84 000 входящи документа годишно, където автоматизацията е изградена около съществуващия оперативен процес, а не като самостоятелен инструмент.
Автоматизацията на trade finance документи създава стойност, когато повтарящото се сравнение е извършено преди специалистът да трябва да се намеси.
